ZAMÓWIENIA PUBLICZNE DO 30 TYS EURO.

ZARZĄDZENIE

Nr 1 /2015

DYREKTORA

GALERII SZTUKI WOZOWNIA

z dnia   stycznia 2015 r.

 

w sprawie wprowadzenia Regulaminu Udzielania zamówień publicznych      

w Galerii Sztuki Wozownia o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych

Na podstawie art. 13 ust.1 i art.17 ustawy z dnia z dnia 25 października 1991 r.o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz.406 ze zm.) w związku z art. 44 ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. , poz. 885 ze zm.) , art. 18 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych ( tj. Dz. U. z 2013 r., poz.907 ze zm.)

Zarządzam:

§1

Wprowadza się:

1. Regulamin udzielania zamówień publicznych w Galerii Sztuki Wozownia o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro lub zamówień, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia

§2

     2.Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dyrektor

                                                                                     Anna Jackowska

REGULAMIN

UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

W Galerii Sztuki Wozownia

o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro lub zamówień, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych

Zamówienia publiczne w Galerii Sztuki Wozownia o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro lub dla których nie stosuję się ustawy Prawo zamówień publicznych realizowane są na zasadach określonych następującymi przepisami:

– ustawy o finansach publicznych z dn. 27 sierpnia 2009 roku (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) zwana dalej ustawą o finansach publicznych

– ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.); zwana dalej „Prawem zamówień publicznych”

– ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r poz.168 j.t.), zwanej dalej „Ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych”

– ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r., poz. 121 j.t.),

 

§1

Uwagi ogólne

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego poniżej 30 tys. euro wszczyna się na wniosek pracownika merytorycznego Galerii, lub kierownika ds. administracyjnych
2. Kierownik Zamawiającego – to określenie wynikające wprost z ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadku Galerii oznacza Dyrektora Galerii lub osobę pisemnie upoważnioną do czynności wykonywanych przez Kierownika Zamawiającego wynikających z ustawy P.Z.P Wobec powyższego wnioski i inne dokumenty w miejscu „podpis Kierownika Zamawiającego” podpisuje Dyrektor Galerii lub osoba upoważniona. Podpis innej osoby czyni dokument nieważnym.
3. Z procedury postępowania do 30 tys. euro są wyłączone (brak wymogu złożenia wniosku):

– koszty wynikające z delegacji służbowej

– opłaty za udział w konferencjach, seminariach, panelach dyskusyjnych które są organizowane przez inne Instytucje/organizacje (wolny nabór uczestników);

– bilety komunikacji miejskiej,

– znaczki pocztowe i przesyłki pocztowe,

– opłata za opublikowanie artykułów, zamieszczenie publikacji w czasopismach branżowych, bieżące informacje dotyczące działalności statutowej Galerii na stronach www.

– opłaty za członkostwo i wynikające z przynależności do danej organizacji,

– nietypowe wydatki wynikające z realizacji projektów np. zapłata dla artystów, kuratorów wystaw.

– usługi udzielane innemu zamawiającemu, któremu w drodze ustawy lub decyzji administracyjnej przyznano wyłączne prawo do świadczenia tych usług, a także opłaty urzędowe, wyciągi, wypisy, opłaty za energię cieplną, energię elektryczną, wodę i odprowadzenie ścieków.

– awarie (protokół awarii).

4. Procedura udzielenia zamówienia kończy się z chwilą wyboru wykonawcy, podpisania umowy lub unieważnienia postępowania.
5. Kompletna dokumentacja realizowanych procedur udzielania zamówień jest archiwizowana i przechowywana

§2

Opis przedmiotu zamówienia

1. Za prawidłowy opis przedmiotu zamówienia odpowiedzialny jest pracownik merytoryczny lub kierownik ds. administracyjnych Opis przedmiotu zamówienia i szczegółowy opis do zapytania ofertowego muszą być jednoznaczne i nie mogą zawierać istotnych rozbieżności, które uniemożliwiłyby Wykonawcy przygotowanie oferty. Niezgodne z ustawą Prawo Zamówień Publicznych jest wskazanie marki, modelu, producenta, rozwiązań patentowych, technologicznych prowadzących do jednego wykonawcy. W przypadku konieczności podania tych danych w zapytaniu ofertowym koniecznym będzie wpisanie „lub równoważny” z jednoczesnym wskazaniem, jakie parametry będą brane pod uwagę przy ocenie oferty.
2. Szczegółowy opis zamówienia należy dołączyć do wniosku na osobnym dokumencie (np. wydruk z Excela, Worda). Dopuszczalne jest przysłanie opisu mailem lub faxem, a następnie dostarczenie podpisanego załącznika.

Procedury postępowania wraz z powyższymi wytycznymi będą korygowane stosownie do potrzeb wynikających z praktyki stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zmian wynikających z ustawy.

§3

             Procedura postępowania dot. wydatków od 2001,00 zł do 30000,00 zł

1. Pracownik merytoryczny lub kierownik ds. administracyjnych samodzielnie prowadzi badanie rynku. Potwierdzeniem zrealizowanej dostawy lub usługi jest faktura. W przypadku środków trwałych podpisywany jest protokół odbioru.
2. Dalsza procedura postępowania zgodna z obiegiem dokumentów księgowych w Galerii .

§4

             Procedura postępowania dot. wydatków od 30001,00 zł do 50000,00 zł

1. Procedura od 30001,00 zł wymaga wskazania min. dwóch wykonawców. Pracownik merytoryczny lub kierownik ds. administracyjnych może wskazać preferowanych wykonawców.
2. Pracownik merytoryczny lub kierownik ds. administracyjnych przygotowuje szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wysyła mailem/pocztą lub dostarcza osobiście zapytanie o cenę do wskazanych/potencjalnych Wykonawców. Pracownik merytoryczny lub kierownik ds. administracyjnych ma prawo określić kryteria wyboru przedmiotu zamówienia – oprócz ceny wskazać wymagania jakościowe itp.
3. Pracownik merytoryczny lub kierownik ds. administracyjnych dokonuje wyboru oferty wg przyjętych kryteriów.
4. W przypadku środków trwałych wymagane jest podpisanie protokołu odbioru dostawy.
5. Dalsza procedura – zgodna z obiegiem dokumentów księgowych w Galerii .

§5

Procedura postępowania dot. wydatków od 50001,00 zł do 126,747 zł

Kierownik ds. administracyjnych każdorazowo zobowiązany jest do wypełnienia i złożenia podpisanego wniosku o udzielenie zamówienia do nadrzędnego departamentu Urzędu Marszałkowskiego.

1. Kierownik ds. administracyjnych nadaje wnioskowi numer w Rejestrze zamówień do 30 tys. euro.
2. Kierownik ds. administracyjnych przygotowuje procedurę zapytania ofertowego polegającą na: umieszczeniu na stronie BIP ogłoszenia zapytania wraz z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi niezbędnymi dokumentami do przeprowadzenia postępowania; lub wysyła mailem, faxem lub pocztą lub osobiste wręczenie (potwierdzone na kopii pieczątką firmy) trzem wykonawcom zaproszeń do składania ofert. Kierownik ds. administracyjnych ma prawo określić kryteria wyboru przedmiotu zamówienia – oprócz ceny wskazać np. wymagania jakościowe.
3. Czas na zebranie ofert od 5 – 14 dni.
4. Kierownik ds. administracyjnych dokonuje wyboru oferty wg przyjętych kryteriów. W przypadku zamówień dot. sprzętu, robót budowlanych może być powołana Komisja Wyboru Wykonawcy złożona z przedstawicieli Pracowników Merytorycznych.
5. Podpisanie umowy z Wykonawcą i realizacja zamówienia następuje zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik do umowy. Kopię zamówienia otrzymuje dział zaopatrzenia celem realizacji. W przypadku dostawy środków trwałych podpisywany jest protokół odbioru.
6. Kierownik ds. administracyjnych wpisuje na dokumencie numer postępowania i numer zawartej umowy.
7. Dalsza procedura postępowania zgodna z obiegiem dokumentów księgowych w Galerii .

§7

Postępowanie w przypadku awarii urządzenia, aparatury na której serwis nie została zawarta umowa w wyniku przeprowadzonego postępowania.

1. W przypadku awarii i związanej z nią koniecznością natychmiastowej (bezzwłocznej) naprawy (czyli zleconej w terminie do 7 dni od zdarzenia realizacji dostawy, usługi lub roboty budowlanej), kierownik ds. administracyjnych sporządza protokół awaryjny potwierdzający awarię podpisany przez Dyrektora Galerii.
2. Protokół powinien zawierać informację o tym, co uległo uszkodzeniu wraz z oszacowaniem kosztów niezbędnych zamówień oraz czynności, potwierdzających konieczność natychmiastowego zlecenia usługi lub zakupu (np. brak sprzętu zastępczego, niemożliwość wykonywania niezbędnych czynności lub zagrożenie dla bezpieczeństwa lub mienia, itp.).

§8

Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych stosuje się na podstawie aktualnego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów ogłaszanego każdego roku w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej.

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie w dniu 05   stycznia 2015 r